その領収書、メールやPDFで届いていませんか？──電子取引データ保存の秋の点検

取引先とのやり取りが、メールやクラウド、ネット通販へと移るなかで、「請求書や領収書を紙で受け取らない」ことが当たり前になってきました。実はこうした電子データでのやり取りには、法律で定められた保存のルールがあります。2024年からは対応が義務化され、猶予期間も終了しています。年末の忙しさが来る前のいまこそ、自社の保存方法を点検しておきたいタイミングです。

「電子取引データの保存」は、もう義務になっている

電子帳簿保存法という法律のうち、すべての事業者に関わるのが「電子取引データの保存」です。これは、メールに添付された請求書、ネット通販で購入したときの領収書、クラウド上で受け取った書類など、最初から電子でやり取りしたものを、電子データのまま保存しておくというルールです。法人か個人事業主かを問わず、対応が求められます。

身近な例で言えば、ネット通販の購入明細、クレジットカードの利用明細をサイトからダウンロードしたもの、メールに添付されて届いたPDFの請求書などが当てはまります。「気づかないうちに、けっこうな量の電子取引をしている」という会社がほとんどです。

「うちは小さな会社だから関係ないのでは」と思われるかもしれませんが、この電子取引データの保存は、会社の規模や売上の大小を問わず、すべての事業者が対象です。だからこそ、身近な話として早めに点検しておくことが、安心につながります。

ありがちな勘違い ── 「印刷して紙で保管」では足りない

「メールで来た請求書は、印刷してファイルに綴じているから大丈夫」。以前はそれでも認められていましたが、電子でやり取りしたものは、原則として電子データのまま残す必要があります。紙の控えだけにして元のデータを消してしまうと、ルールを満たさないことになりかねません。もちろん、紙に印刷して確認や回覧に使うこと自体は問題ありませんが、「元のデータも捨てずに残しておく」ことがポイントです。ここは誤解が多いところなので、注意が必要です。

とくに、月々のサブスクリプション料金やクラウドサービスの利用料など、明細がウェブ上でしか発行されないものは、意識して保存しておかないと、後から取り出せなくなりがちです。こうした「サイトにログインしないと見られない明細」も、忘れずにダウンロードして残しておきましょう。

求められるのは「2つの守り」

保存にあたって大切なのは、大きく2つです。一つは「真実性」――データがあとから勝手に書き換えられないようにすること。もう一つは「可視性」――必要なときに、すぐ探し出せるようにしておくことです。添付の図解のように、この2つを押さえておけば、保存の考え方はぐっとシンプルになります。裏を返せば、この2つさえ守れていれば、高価な専用システムがなくても対応は十分に可能だということです。

中小企業の現実的な進め方

真実性は、「訂正や削除のルールを決めた社内の規程（事務処理規程）」を用意することで満たせます。ひな形も広く公開されているので、自社に合わせて整えれば大きな負担にはなりません。可視性は、ファイル名を「日付＿金額＿取引先」の形にそろえ、フォルダで整理しておけば、後から検索しやすくなります。一定規模以下の事業者には、検索の要件をやさしくする措置も設けられています。まずは、いまバラバラの場所に散らばっているデータを、決まった置き場所に集めるところから始めましょう。完璧を目指すより、続けられる形にすることが大切です。

最初の一歩としては、「どのメールアドレスや、どのサイトから請求書・領収書が届いているか」を書き出してみるのがおすすめです。入り口さえ分かれば、あとはそこから届くデータを決まった場所に保存していくだけです。全体像が見えると、対応のハードルはぐっと下がります。

なぜ「秋」に点検するとよいのか

理由は二つあります。一つは、年末から年明けにかけて経理が忙しくなる前に、運用を整えておけること。もう一つは、保存のルールが守られているかは、税務調査でも確認される部分だからです。いざ調査で「このデータを見せてください」と言われてから慌てて探すより、日々きちんと保存しておくほうが、結果として手間も不安もずっと減ります。

なお、電子取引データ保存の詳しいルールは国税庁「電子取引関係」のページでも確認できます。

書類まわりの整備とあわせて、令和8年の年末調整で変わるポイントも先に押さえておくと、年末の実務がスムーズになります。

自社の保存方法がルールに合っているか、どこまで整えれば十分かは、取引の内容や業種によって変わります。判断に迷う点は、詳しくは専門家にご相談ください。私たち税理士法人長谷川共同会計事務所は、電子帳簿保存法への対応から、日々の経理がラクに回る仕組みづくりまで、経営者に寄り添って一緒に整えてまいります。「うちのやり方で大丈夫かな」と感じたら、秋のうちに一度、お気軽にご相談ください。